第一章 总 则
第一条 为更好地发挥院领导电子信箱畅通信访渠道、密切群众联系、推动民主管理、促进学院发展的重要作用，根据国务院《信访条例》、教育部《高等学院计算机网络电子公告服务管理规定》和学校相关有关规定，结合我院实际，制订本办法。
第二条 院领导电子信箱是依托校园网为载体开设的网络院务管理信箱管理平台，是学院领导联系师生员工的一种重要渠道。电子信箱网址：https://changshiyinyue @163.com。
第三条 院领导电子信箱实行由学院党政主要领导负总责，其他领导配合的领导责任制。院领导电子信箱由学院办公室负责日常管理工作。
第四条 院领导电子信箱有关事务处理遵循谁主管、谁负责和及时、高效、每信必复的原则，妥善处理好师生员工反映的意见和建议。
第二章 来信事项
第五条 师生员工可以就下列问题向院领导电子信箱来信：
（一）涉及学院改革、发展、稳定方面的意见建议；
（二）关系师生员工切身利益的问题；
（三）师生员工对有关部门处理结果不满意的问题；
（四）师生员工关切的其他问题。
第六条 来信应当一事一文，事实清楚、诉求合理、语言文明，注明本人具体联系方式（姓名、部门或班级、E-mail地址、电话等本人身份信息），以便答复。
第七条 对匿名信函或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的投诉请求，院领导电子信箱原则上不予受理；涉及个人或部门违纪违规违法类检举揭发来信，按相关规定向学校纪委监察专员办公室反映。
第八条 来信人应当遵守国家有关法律、法规，不得诬告他人，不得无中生有，不得冒用他人名义发恶意信息，侵犯他人隐私，不得从事其他侵犯他人合法权益的活动，否则，一经查实将追究有关人员的责任。
第三章 日常管理
第九条 学院办公室收到师生员工的来信后，应根据来信的性质和内容，在OA系统内填写《院领导电子信箱来信登记、处理单》，及时呈报给有关学院领导或转至相关责任单位处理。
第十条 学院办公室可根据来信的内容，确定是否受理；对于不属院领导电子信箱受理范围的来信，一般应在5个工作日内告知不予受理的理由，并提出解决问题的建议。
第十一条 对于涉及面广、反响强烈、有可能影响校园稳定的突出问题，学院办公室应将其作为重要信件，及时呈报学院主要领导阅处。
第十二条 学院办公室主任负责院领导电子信箱工作，处理流程如下：
（一）审核来信内容，分类、登记信息，填写《院领导电子信箱来信登记、处理单》；
（二）对事关全局、触及根本、师生关注度高、解决难度大、影响学院发展的重要事项、重大问题的来信，经学院办公室负责人呈报院领导阅示；
（三）对于涉及多个部门协调解决的问题，由学院办公室协调各单位和配合各单位处理来信事宜；
（四）研究分析来信情况，协调相关责任单位认真、及时处理来信事宜；必要时开展调研，及时提出相关工作建议；
（五）督促、检查、催办各单位来信事项的处理；
（六）在规定时限内，将处理结果回复当事人；
（七）及时将信件、批示、回复等相关材料整理归档。
第十三条 收到院领导电子信箱转办的来信后，处理周期为7个工作日。对于一般性问题，应及时给来信人反馈处理结果；对于因条件所限无法解决或无法按期解决的问题，应及时向来信人作出说明。收到学院领导签批的《院领导电子信箱来信登记、处理单》后，分管领导要高度重视，在7个工作日内将处理结果提交学院办公室。对分管领导在7个工作日内未反馈处理结果且未作情况说明的，学院办公室应及时催办。
第十四条 对师生员工反映的符合政策规定的问题，应当积极稳妥地予以解决；对一时解决有困难的，应当向师生员工解释清楚，争取尽早解决；对超出政策规定或过高的要求，积极做好说服、教育工作。
第十五条 学院办公室每月将对来信及回复情况进行汇总，形成《院领导电子信箱来信处理情况通报》，并在一定范围内发布。
第四章 工作纪律
第十六条 院领导电子信箱工作人员不得公布来信人要求保密的姓名、地址、单位等内容，不得将检举揭发信转至当事人或泄露有关内容。
第十七条 各单位应当坚持依法、公正地处理好职责范围内的院领导电子信箱事项，不得互相推诿、拖延办理，上交矛盾，更不得激化矛盾。
第十八条 工作人员与来信人、来信事项有直接利害关系的，应当回避。
第十九条 对于因工作失职而造成重大责任事故的，将按照相关规定追究有关责任。
第五章 附 则
第二十条 本办法由学院办公室负责解释。
第二十一条 本办法自发文之日起施行。
2022.10.23
